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Wedding Planner Organisation mariage

Wedding Planner Organisation mariage

Il suffit de se parcourir les résultats d’une recherche sur Internet pour trouver une quantité astronomique de wedding planners. Mais en quoi consiste exactement ce métier?

L’organisation de mariage, ou le « wedding planning » est un activité ancienne. Les riches bourgeois et les nobles n’organisaient pas eux-mêmes le mariage de leurs enfants et s’appuyaient sur des compétences expérimentées, et pour certaines spécialisées. Revu à la sauce anglo-saxonne, où le recours à un tel prestataire concerne 85% des mariages, ce métier nous revient en France. Il est aujourd’hui une véritable profession avec ses règles et ses bonnes pratiques, même si elle est aujourd’hui encore peu réglementée. Raison de plus pour être vigilant et savoir de quoi l’on parle, car tous ceux qui se disent wedding planner ne le sont pas.

Dans « wedding planner », il y a « planner »

« Planner » en anglais se traduit par « planificateur ». L’expression signifie donc « planificateur de mariage », ce qui ajoute à la notion d’organisation de mariage la dimension temporelle. Un vrai wedding planner vous accompagne dans le temps et ne se contente pas d’être présent le dernier jour pour vous donner un coup de main. De même, un wedding planner se charge de l’organisation proprement dite, et non de fournir des prestations telles que le repas, la décoration ou vous donner des cours de danse. C’est avant tout un régisseur, c’est-à-dire un professionnel qui conçoit et supervise la mise en œuvre des dispositifs techniques ou organisationnels nécessaires à la conduite d’un mariage. Il coordonne des solutions pratiques en réponse aux exigences d’un cahier des charge défini conjointement avec les futurs époux. La passion est indispensable dans ce métier, mais elle ne suffit pas.

Concrètement, que signifie planifier ? Avant tout, planifier implique de respecter un timing, qui est très dépendant bien entendu des actions à entreprendre. C’est pour cela que la première rencontre avec un wedding planner se focalise sur le cahier des charges. Ce mot un peu pompeux issu du monde professionnel définit l’ensemble des exigences et des contraintes du client, tant sur le plan des envies que sur le plan pratique, temporel, et financier. Les contraintes sont abordées afin de les contourner ou d’y trouver des solutions. C’est le wedding planner qui se charge de la rédaction du cahier des charges et de l’estimation du budget du mariage, c’est le couple qui le valide et se charge de trouver le financement.

Ce cahier des charges permet de définir un planning, et même ce que l’on appelle un rétro-planning, c’est à dire un compte à rebours de chacune des tâches élémentaires qui conduiront au succès du mariage le Jour J. Là aussi, les techniques qu’emploie un wedding planner sont issues du monde professionnel et se regroupent sous le nom générique de « gestion de projet ». Le moindre chantier, l’organisation d’un spectacle, le déploiement d’un système informatique et l’organisation d’un mariage s’appuient tous sur les mêmes techniques de base de gestion de projet permettant de ne rien oublier et de limiter, ou de supprimer, les imprévus et les dérives financières qui les accompagnent souvent.

C’est en ce sens qu’un wedding planner fait faire des économies: en contrôlant les imprévus, on n’a pas de mauvaises surprises et le budget est tenu. Toute personne qui a organisé un mariage sait que sur les 12 mois généralement nécessaires à la préparation, il est difficile de ne pas se confronter à des défections, des oublis, des complications de dernière minute. Plus on s’approche de la date du mariage, plus il devient difficile de trouver des solutions bon marché. L’expérience d’un wedding planner, dont ce n’est pas le premier mariage, et sa maitrise de la conduite de projet sont essentiels.

Comment sait-on qu’un wedding planner maitrise la conduite de projet ?

Si vous avez l’habitude dans votre métier de côtoyer des chefs de chantier ou des chefs de projets, vous vous rendrez vite compte du savoir-faire réel de votre interlocuteur. Dans le cas contraire, vous pouvez vous appuyer sur des indices.

Tout d’abord, une liste très précises des prestations attendues pour réaliser le mariage doit avoir été dressée par le wedding planner. En matière de conduite de projet, le dicton qui dit que « le diable est dans le détail » est particulièrement vrai. Un wedding planner véritablement professionnel va se montrer très pointilleux sur la liste des prestataires à mobiliser, sur le service qu’on attendra d’eux, et il vérifiera tous les facteurs de risques.

C’est ce que l’on appelle dans le monde professionnel la gestion des risques, qui s’appuie sur plusieurs techniques et qui revient à les lister, à les classer en termes de probabilité de survenue et en terme de criticité (c’est-à-dire à prendre en compte leur impact plus ou moins grand). Pour chaque risque, le  wedding planner va chercher soit à l’éviter (contrôle préalable), soit à l’amoindrir ou à le contourner (plan B), soit à le déléguer (à une assurance, par exemple). Ainsi, il vérifiera par exemple systématiquement que le prestataire est fiable économiquement pour ne pas se trouver confronté à une faillite à la veille du mariage, il vérifiera également quels plans B propose le prestataire en cas d’empêchement.

La célèbre Loi de Murphy (surnommée familièrement « loi de l’emmerdement maximum » ou plus poliment la « loi de la tartine beurrée ») s’appuie sur le principe que si un problème peut arriver, il arrivera, et que lorsqu’il arrivera, il aura les pires conséquences possibles. Elle définit ainsi le niveau de précaution à prendre en fonction de l’impact maximum du problème. On a vu il y a deux ans un traiteur bien connu subir un incendie dans son laboratoire et se retrouver dans l’impossibilité de remplir ses obligations pendant plusieurs semaines. Dans ce cas, que fait-on s’il devait vous fournir un banquet le lendemain?

Autre indice: le wedding planner réfléchit en termes de « livrables ». Un livrable est la prestation attendue à une certaine date et pour un prix donné, correspondant à une commande. La préparation de votre mariage peut se découper selon un principe très cartésien en modules presque indépendants qui permet leur gestion individuelle. Ainsi, on traitera séparément la question du photographe et la question du traiteur. La gestion du projet consiste à découper le projet en livrables, puis à planifier la remise de chaque livrable en temps et heure. Le respect par chaque prestataire de sa commande aboutit à bien séparer les responsabilités individuelles. Elle permet ainsi de ne pas exagérément créer entre prestataires des dépendances susceptibles de compliquer les choses ou de brouiller la communication.

Le communication, tiens, parlons-en. Un bon wedding planner centralise la communication avec les prestataires, et votre intérêt est de ne communiquer qu’avec le wedding planner. En effet, tout échange direct avec un prestataire, tout arrangement particulier entre celui-ci et les futurs époux doit au minimum être connu du wedding planner en ce sens qu’il peut l’obliger à revoir sa planification. Le mieux est sans doute d’en parler auparavant avec lui et d’éviter de convenir de quoi que ce soit dans son dos. Ceci n’empêche pas de conserver un parfait contrôle de la situation, au contraire. Après tout, vous avez pris un wedding planner pour coordonner tous les prestataires, et vous n’avez aucun intérêt à ouvrir des portes à des chicaneries et à des interprétations plus ou moins avantageuses. Tenez-vous le pour dit: le wedding planner doit rester le pivot et quelque part, le gendarme.

La gestion du budget est la déclinaison logique à la fois du cahier des charges, définissant le niveau d’exigence, et du découpage en modules du projet permettant de prévoir l’échéancier des dépenses. En effet, un mariage, on le sait, coûte cher, et il est utile de pouvoir prévoir ses besoins en trésorerie sur les longs mois que va durer la préparation. Cela peut éviter d’ailleurs un recours à l’emprunt si les sorties d’argent sont lissées. Le wedding planner peut très bien s’occuper de payer les prestations réalisées, de retenir d’autres versements en cas d’insatisfaction et faire ainsi le tampon entre des versements réalisés à des dates parfois fluctuantes et des appels de fonds mensuels proportionnés à vos capacités financières. Il peut même vous aider si nécessaire à trouver un crédit avantageux, mais c’est une autre histoire.

Au final, on voit que la plus-value d’un wedding planner se situe sur l’assistance à la définition des besoins, leurs déclinaisons en commandes précises, la planification des livrables et la gestion du budget. Il s’agit avant tout d’un aide technique, même si certains wedding planners peuvent avoir une sensibilité artistique.

Un mariage reste un mariage

Au-delà de la maitrise de la gestion de projet, le wedding planner est également un professionnel du mariage, dont il connait les figures imposées. C’est parce qu’il est à l’aise avec les impératifs du déroulement qu’il peut vous aider à personnaliser votre mariage. Celui-ci doit malgré tout respecter certaines règles de base, réglementaires (la mairie avant l’office religieux, respect des réglementation de sécurité par le lieu de réception, par exemple), culturelles (protocole, us et coutumes, …), religieuses (culte, traditions, …), pratiques (il y a un monde entre un mariage de 50 personnes et un autre de 150). Sa connaissance des prestataires lui permet de vous conseiller sur leur fiabilité ou la qualité de leurs prestations. Il y a des choses que de toute façon, on ne pourra pas éviter, comme de prévoir une baby sitter pour s’occuper des enfants, d’aller chercher certains invités à la gare ou à l’aéroport, et ce sont souvent des petits oublis de cet ordre qui compliquent bien les choses le Jour J.

Ainsi, le wedding planner en s’occupant de tous ces aspects pratico-pratiques vous libère l’esprit tout le long de la préparation, vous épargnant les erreurs  et les oublis les plus courants, vous évitant des surprises qui peuvent coûter cher et surtout, vous permettant de vivre votre jour J de manière détendue. On voit trop souvent la mariée au four et au moulin, s’occupant de détails d’organisation, obligée d’aider le photographe à faire la police pour les photos de groupe, de calmer les enfants trop turbulents, etc. Le wedding planner pendant le Jour J donne la dernière main à une organisation qu’il a construite autour des envies du couple, et n’a ce jour-là qu’un but: vous laisser PROFITER de votre mariage en restant dans votre ombre.